REGULAMIN PRZEPROWADZANIA PROCEDURY KSZTAŁTOWANIA BUDŻETU PARTYCYPACYJNEGO W GMINIE KONSTANCIN-JEZIORNA
Rozdział I
Zasady ogólne§1
- Przez budżet partycypacyjny należy rozumieć środki finansowe budżetu gminy Konstancin--Jeziorna przeznaczane na realizację zadań zgłoszonych i wybranych w głosowaniu przez mieszkańców gminy Konstancin-Jeziorna.
- Organizatorem konsultacji społecznych w zakresie budżetu partycypacyjnego jest Burmistrz Gminy Konstancin-Jeziorna.
§2
- Ilekroć w dalszej części jest mowa o:
- Burmistrzu Gminy – należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna;
- Gminie – należy przez to rozumieć gminę Konstancin-Jeziorna;
- Mieszkańcach Gminy – należy przez to rozumieć mieszkańców gminy Konstancin-Jeziorna;
- Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna;
- Komisji – należy przez to rozumieć komisję oceniającą Projekty i przeprowadzającą procedurę kształtowania budżetu partycypacyjnego;
- Projekcie – należy przez to rozumieć propozycję zadania do realizacji w ramach budżetu partycypacyjnego;
- SZBP – należy przez to rozumieć elektroniczny System Zarządzania Budżetem Partycypacyjnym dostępny pod adresem www.konstancin.konsultacje-spoleczne.pl, umożliwiający zgłoszenie Projektu, głosowanie oraz kontakt z projektodawcami;
- Stronie internetowej Urzędu – należy przez to rozumieć stronę internetową dostępną pod adresem www.konstancinjeziorna.pl.
§3
- Ze środków budżetu partycypacyjnego sfinansowane mogą zostać Projekty w grupach:
- inwestycyjno-remontowych,
- pozostałych z zakresu m.in.: edukacji, kultury, sportu i rekreacji.
- Rozpoczęcie prac nad budżetem partycypacyjnym będzie poprzedzone wydaniem Zarządzenia Burmistrza Gminy, w którym zostanie podana:
- wysokość środków budżetowych przeznaczanych na budżet partycypacyjny oraz ich podział na poszczególne grupy Projektów,
- maksymalna wartość jednego Projektu – oddzielnie dla grup Projektów, o których mowa w § 3 ust. 1 niniejszego Regulaminu.
- Burmistrz Gminy powołuje Komisję w skład której wchodzi nie więcej niż 8 osób, w tym pracownicy Urzędu i jednostek organizacyjnych.
Rozdział II
Procedura przeprowadzania budżetu partycypacyjnego§4
- Procedura przeprowadzania budżetu partycypacyjnego obejmuje następujące etapy:
- akcja informacyjna i promocyjna;
- zgłaszanie Projektów;
- ocena zgłoszonych Projektów
- odwołania od negatywnej oceny Projektów i niedopuszczeniu ich do głosowania;
- ogłoszenie listy Projektów zakwalifikowanych do głosowania;
- losowanie kolejności Projektów na karcie do głosowania;
- promocja Projektów zakwalifikowanych do głosowania organizowana przez projektodawców;
- głosowanie Mieszkańców Gminy na Projekty;
- ogłoszenie listy Projektów wybranych do realizacji.
- Harmonogram przeprowadzania procedury budżetu partycypacyjnego określa załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
Rozdział III
Akcja informacyjno-promocyjna§5
- Akcję informacyjno-promocyjną budżetu partycypacyjnego, w tym konsultacje Projektów, prowadzi Urząd.
- Na potrzeby budżetu partycypacyjnego opracowuje się materiały informacyjne, dotyczące zasad i trybu przeprowadzenia procedury kształtowania budżetu partycypacyjnego.
Rozdział IV
Zgłaszanie Projektów§6
- W ramach budżetu partycypacyjnego mogą być zgłaszane Projekty, które:
- są możliwe do zrealizowania w trakcie jednego roku budżetowego;
- są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa;
- mieszczą się w katalogu zadań własnych Gminy;
- mieszczą się w ramach ogólnodostępności, to znaczy są bezpłatnie dostępne dla wszystkich Mieszkańców Gminy;
- są zgodne z obowiązującymi lub opracowywanymi miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego;
- są zlokalizowane na nieruchomościach:
- dla Projektów inwestycyjno-remontowych – będących własnością Gminy, będących w jej użytkowaniu wieczystym lub we władaniu;
- dla Projektów pozostałych – będących własnością Gminy, będących w jej użytkowaniu wieczystym lub we władaniu, lub innych nieruchomościach, na których Gmina na mocy pisemnej zgody właściciela może realizować wnioskowany Projekt.
- W ramach budżetu partycypacyjnego nie mogą być zgłaszane Projekty, które:
- zakładają wykonanie wyłącznie dokumentacji projektowej;
- zakładają wykonanie jednego z elementów (etapów) realizacji zadania, które w latach kolejnych będzie wymagało wykonania dalszych jego elementów (etapów);
- zakładają tylko zakup sprzętu i wyposażenia;
- są sprzeczne z przyjętymi strategiami i planami rozwoju Gminy (określonymi uchwałami Rady Miejskiej Konstancin-Jeziorna);
- kolidują z zadaniami rozpoczętymi przez Gminę lub jej jednostki organizacyjne;
- znajdują się w kalendarzu imprez organizowanych przez Gminę lub jej jednostki organizacyjne.
§7
Określa się następujące wymogi formalne zgłaszanych Projektów:
- Projekt może zgłosić Mieszkaniec Gminy;
- Mieszkaniec Gminy może zgłosić maksymalnie dwa Projekty łącznie dla obydwu grup;
- Projekt musi zostać zgłoszony na formularzu zgłoszeniowym Projektu, którego wzór stanowi załącznik nr 2.
- Projekt może zostać zgłoszony w formie:
- papierowej w kancelarii Urzędu,
- elektronicznej – przy użyciu SZBP,
- dla Projektów pozostałych w przypadku, gdy Projekt zlokalizowany jest na nieruchomości niebędącej własnością Gminy, niebędącej w jej użytkowaniu wieczystym lub we władaniu do formularza zgłoszeniowego Projektu należy dołączyć pisemne oświadczenie właściciela/właścicieli nieruchomości o wyrażeniu zgody na nieodpłatne udostępnienie nieruchomości w celu realizacji Projektu.
§8
Projekty, które zawierają treści uznawane powszechnie za obraźliwe, wulgarne lub które mogą być odebrane, jako społecznie naganne nie są kierowane do kolejnych etapów, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt od 3 do 9 niniejszego Regulaminu, a informacje o nich nie podlegają publikacji. W takim przypadku Komisja, przekazuje projektodawcy telefonicznie lub drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w formularzu zgłoszeniowym informację o zaprzestaniu procedowania Projektu.
§9
- Formularz zgłoszeniowy Projektu, wraz z wymaganymi załącznikami, należy złożyć do Urzędu w terminie zgodnym z harmonogramem, o którym mowa w § 4 ust. 2 niniejszego Regulaminu.
- Projekty zgłoszone po terminie pozostawia się bez rozpatrzenia.
Rozdział V
Ocena zgłoszonych Projektów§10
- Ocena Projektów składa się z oceny formalnej i merytorycznej.
- Oceny Projektów dokonuje Komisja.
§11
- Projekty podlegają ocenie formalnej polegającej na sprawdzeniu, czy:
- Projekt spełnia wymogi, o których mowa w § 7 niniejszego Regulaminu;
- formularz zgłoszeniowy Projektu został wypełniony prawidłowo, w szczególności czy zostały wypełnione wszystkie pola, czy zawiera wszystkie wymagane opisy Projektu oraz wszystkie wymagane podpisy – w przypadku Projektu złożonego w formie papierowej;
- W przypadku, gdy formularz zgłoszeniowy Projektu zawiera braki w zakresie elementów, o których mowa w § 11 ust. 1 pkt 1, 2 Komisja nie dopuszcza Projektu do dalszego rozpatrywania.
- Komisja przekazuje projektodawcy informację o negatywnej ocenie formalnej za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.
§12
- Ocena merytoryczna Projektu obejmuje:
- ocenę Projektu co do jego zgodności z wymogami, o których mowa w § 6 niniejszego Regulaminu;
- weryfikację realności kosztorysu wskazanego w formularzu zgłoszeniowym Projektu;
- analizę możliwości realizacji Projektu w danym roku budżetowym;
- analizę ponoszenia przez Gminę kosztów eksploatacji efektu realizacji Projektu.
- W przypadku, gdy Projekt zawiera braki uniemożliwiające ocenę merytoryczną, Komisja występuje do projektodawcy, mailowo lub telefonicznie, do ich usunięcia w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia przekazania wezwania.
- Uzupełnienia Projektu, o których mowa w § 12 ust. 2 niniejszego Regulaminu dokonuje się pisemnie. Pismo należy złożyć w kancelarii Urzędu lub przesłać na adres e-mail: urzad@konstancinjeziorna.pl.
- Jeżeli, pomimo wezwania, projektodawca nie usunie w terminie braków w Projekcie lub gdy w formularzu zgłoszeniowym Projektu nie wskazał adresu e-mail lub numeru telefonu, Projekt uznaje się za oceniony negatywnie i nie dopuszcza się go do etapu głosowania.
- Ingerowanie przez Komisję w zakres Projektu, w tym: zmiana nazwy Projektu, łączenie z innymi, podobnymi Projektami, czy korekta wartości składowych kosztorysu Projektu są możliwe za pisemną zgodą projektodawcy udzieloną w terminie 3 dni.
- Komisja przekazuje projektodawcy informację o negatywnej ocenie merytorycznej i tym samym o niedopuszczeniu Projektu do etapu głosowania za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie, na adres e-mail lub numer telefonu wskazany w formularzu zgłoszeniowym Projektu.
§13
- Wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania się od niedopuszczenia Projektu do głosowania.
- Odwołanie składa się na piśmie do Burmistrza Gminy.
- Zasady odwołania od niedopuszczenia Projektu do głosowania:
- do złożenia odwołania uprawniony jest projektodawca, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji o negatywnym wyniku oceny Projektu;
- odwołanie musi zawierać uzasadnienie, odnoszące się do uzasadnienia negatywnego wyniku oceny Projektu;
- odwołanie rozpatrywane jest w terminie do 7 dni od daty wpłynięcia odwołania.
- W przypadku uznania odwołania za zasadne, Komisja przeprowadza ponowną ocenę Projektu.
- Wyniki ponownej oceny Projektu są ostateczne i nie podlegają odwołaniu.
- Informacja o wyniku ponownej oceny Projektu przekazywana jest projektodawcy wraz z uzasadnieniem listownie lub pocztą elektroniczną, na adres pocztowy lub e-mail podany w odwołaniu.
- Protokół Komisji z ostatecznymi wynikami oceny formalnej i merytorycznej Projektów zamieszczany jest na stronie internetowej Urzędu www.konstancinjeziorna.pl.
- Do etapu głosowania kierowane są Projekty, które otrzymały pozytywną ocenę formalną i merytoryczną.
§14
- Projektodawcy przysługuje prawo wycofania Projektu do czasu zakończenia etapu oceny merytorycznej Projektu.
- Projekt wycofuje się w formie pisemnej. Pismo składa się w kancelarii Urzędu lub przesyła się na adres e-mail: urzad@konstancinjeziorna.pl.
§15
Po zakończonej ocenie Projektów, Burmistrz Gminy, w przypadku niewykorzystania limitu środków finansowych przeznaczonych na realizację poszczególnych grup Projektów, mając na uwadze rekomendacje Komisji, może podjąć decyzję o przesunięciu niewykorzystanych środków finansowych pomiędzy kwotami przeznaczonymi na realizację grup Projektów, podając ją do publicznej wiadomości.
Rozdział VI
Losowanie kolejności Projektów§16
- Kolejność Projektów na liście do głosowania ustalana jest przez Komisję w drodze publicznego losowania.
- Ostateczną listę Projektów w wylosowanej kolejności podaje się do wiadomości publicznej poprzez zamieszczenie jej na stronie internetowej Urzędu, w prasie lokalnej oraz w najbliższym numerze Biuletynu Informacyjnego Gminy.
Rozdział VII
Działania promocyjne Projektów poddawanych pod głosowanie§17
- W celu promocji Projektów poddawanych pod głosowanie, a także zachęcenia Mieszkańców Gminy do udziału w etapie głosowania na Projekty, projektodawca ma prawo organizować spotkania promocyjne.
- Spotkania, o których mowa w w § 17 ust. 1 niniejszego Regulaminu mogą się odbywać również podczas imprez lub innych wydarzeń mających miejsce na terenie Gminy, za zgodą ich organizatora.
Rozdział VIII
Zasady przeprowadzania głosowania na Projekty§18
- Ustala się następujące zasady głosowania na Projekty:
- głosować może Mieszkaniec Gminy;
- Mieszkaniec Gminy może głosować tylko jeden raz;
- Mieszkaniec Gminy, w ramach swojego głosu, może wybrać dwa Projekty – jeden z grupy projektów inwestycyjno-remontowych i jeden z grupy Projektów pozostałych. Dopuszczalne jest dokonanie wyboru tylko jednego Projektu;
- głos oddaje się za pomocą karty do głosowania, której wzór stanowi załącznik nr 4;
- głos można oddać w formie:
- papierowej – osobiście w punktach stacjonarnych wyznaczonych przez Burmistrza Gminy lub
- elektronicznej, przy użyciu SZBP.
- Lokalizacje punktów do głosowania określa i podaje do publicznej wiadomości Burmistrz Gminy.
§19
- Jeżeli Mieszkaniec Gminy wziął udział w głosowaniu kilkukrotnie, wszystkie oddane przez niego głosy są nieważne.
- Głos oddany po terminie głosowania określonym w harmonogramie, o którym mowa w § 4 ust. 2 niniejszego Regulaminu jest nieważny.
- Na końcowy wynik głosowania składają się jedynie głosy ważne.
- Po zakończeniu głosowania, głosy oddane przez Mieszkańców Gminy w formie papierowej i elektronicznej podlegają weryfikacji.
Rozdział IX
Zasady ustalania wyników głosowania na Projekty§20
- Do realizacji mogą zostać skierowane Projekty, które uzyskały w głosowaniu kolejno największą liczbę głosów, do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację budżetu partycypacyjnego w danej grupie, które otrzymały co najmniej:
- w grupie Projektów inwestycyjno-remontowych – 150 głosów,
- w grupie Projektów pozostałych – 100 głosów.
- Na podstawie wyników głosowania Komisja tworzy listę rankingową z ilością oddanych głosów na poszczególne Projekty.
- W sytuacji, gdy kilka Projektów uzyskało tę samą liczbę głosów, a pozostała kwota przeznaczona na budżet partycypacyjny uniemożliwia realizację wszystkich, za przyjęty do realizacji uznaje się Projekt wyłoniony w drodze losowania mającego miejsce na posiedzeniu Komisji.
- W sytuacji, gdy pozostające środki finansowe nie pozwalają na realizację kolejnego Projektu z listy, za przyjęty do realizacji uznaje się Projekt zajmujący niższą pozycję na liście, jeżeli koszty jego realizacji mieszczą się w kwocie pozostałej do rozdysponowania w danej grupie Projektów.
- Protokół wyników głosowania na Projekty oraz kwalifikacji Projektów do realizacji przygotowywany jest przez Komisję, zatwierdzany przez Burmistrza Gminy oraz archiwizowany wraz z dokumentacją procesu kształtowania budżetu partycypacyjnego przez Urząd.
Rozdział X
Zasady podawania wyników głosowania na Projekty do publicznej wiadomości§21
- Informacja o wynikach głosowania oraz lista Projektów przeznaczonych do realizacji podawana jest do publicznej wiadomości na stronie internetowej Urzędu, w Biuletynie Informacyjnym Gminy i w lokalnej prasie.
- Informacja o skierowaniu Projektu do realizacji przekazywana jest projektodawcy drogą elektroniczną.
Rozdział XI
Realizacja Projektów§22
Projekty zakwalifikowane do realizacji wprowadzane są do projektu Budżetu Gminy i będą realizowane po jego uchwaleniu przez Radę Miejską Konstancin-Jeziorna.
Rozdział XII
Przetwarzanie danych osobowych§23
- W celu realizacji zadań określonych uchwałą przetwarzane są dane osobowe uczestniczących w procedurze kształtowania budżetu partycypacyjnego Mieszkańców Gminy w następującym zakresie:
- imię i nazwisko;
- adres zamieszkania;
- numer telefonu;
- adres e-mail;
- adres IP komputera.
- Administratorem danych osobowych, o których mowa w ust. 1 jest Burmistrz Gminy.