Zasady ogólne

Regulamin przeprowadzenia Budżetu Obywatelskiego w gminie Konstancin-Jeziorna

Niniejszy regulamin określa tryb i zasady przeprowadzenia konsultacji społecznych w formie Budżetu Obywatelskiego w gminie Konstancin-Jeziorna oraz wymagania jakie powinien spełniać projekt Budżetu Obywatelskiego.

§ 1

Słownik pojęć

Ilekroć w  Regulaminie jest mowa o:

1) Budżecie Obywatelskim (dalej: BO) - należy przez to rozumieć formę konsultacji społecznych w sprawie przeznaczenia części środków z ogólnego budżetu gminy Konstancin-Jeziorna na projekty o  charakterze lokalnym, należące do zadań własnych gminy, wskazane przez mieszkańców do zrealizowania, jako istotne z  ich punktu widzenia, i wybrane przez mieszkańców w drodze głosowania;

2) SOBO - należy przez to rozumieć elektroniczny System Obsługi Budżetu Obywatelskiego dostępny pod adresem www.konstancin.budzet-obywatelski.pl, umożliwiający mieszkańcowi zgłoszenie projektu, głosowanie i będący jednocześnie platformą komunikacji pomiędzy mieszkańcem a  osobami obsługujacymi ze strony urzędu BO;

3) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna;

4) Gminie - należy przez to rozumiec Gmine Konstancin-Jeziorna

5) Radzie Miejskiej - należy przez to  rozumieć Radę Miejską Konstancin-Jeziorna;

6) Mieszkańcu /mieszkańcach - rozumie sie osobę/osoby zamieszkujące na terenie Gminy;

7) Projekcie - rozumie się przez to  propozycję jednego rodzaju zadania zgłoszoną przez Mieszkańca;

8) Pomysłodawcy - należy przez to rozumieć Mieszkańca, który składa projekt do realizacji w ramach BO Gminy;

9) Liście poparcia - należy przez to  rozumieć listę z podpisami mieszkańców popierających dany projekt;

10) Komisji - rozumie się przez to komisję przeprowadzającą procedurę kształtowania BO;

11) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna, ul. Piaseczyńska 77, 05-520 Konstancin-Jeziorna.

§ 2

Przepisy ogólne

1. Realizacja projektów BO odbywa się w cyklu jednorocznym na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych.

2. Zgłoszone projekty powinny uwzględniać - o ile jest to możliwe - uniwersalne projektowanie, o którym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o  zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2024r. poz. 1411).

3. Wdrożenie i realizacja BO powinny się składać z następujących etapów:

1) akcja informacyjna i promocyjna;

2) zgłaszanie projektów;

3) weryfikacja projektów;

4) składanie odwołań;

5) rozpatrywanie odwołań;

6) ogłoszenie listy projektów zakwalifikowanych do głosowania;

7) głosowanie mieszkańców na zakwalifikowane projekty;

8) ustalenie wyników głosowania i ogłoszenie listy projektów wybranych w głosowaniu.

4. Terminy przeprowadzania etapów, o  których mowa w ust. 3 określa załącznik nr 1 Regulaminu, a szczegółowy harmongram BO na dany rok w datach dziennych podaje Burmistrz w drodze Zarządzenia.

5. Równolegle prowadzona jest ewaluacja procesu.

§ 3

Podział środków

1. Pula środków przeznaczonych na projekty w BO na dany rok oraz maksymalna wartość dla 1 projektu zostanie corocznie określona w osobnej uchwale Rady.

§ 4

Akcja informacyjno-promocyjna

1. Akcję informacyjno-promocyjną budżetu obywatelskiego, prowadzi Urząd.

2. Na potrzeby budżetu obywatelskiego opracowuje się materiały informacyjne, publikowane na nośnikach papierowych i elektronicznych, dotyczące zasad i trybu przeprowadzenia procedury kształtowania budżetu obywatelskiego.

§ 5

Wymagania dotyczące projektów

1. W ramach BO może być zgłoszony projekt spełniający łącznie następujące warunki:

1) został zgłoszony przez Mieszkańca;

2) należy do zadań własnych gminy;

3) jest zaplanowany w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

4) wartość realizacji projektu nie przekracza maksymalnej kwoty określonej w osobnej uchwale Rady dla projektu BO na dany rok;

5) jest możliwy do realizacji w jednym roku budżetowym;

6) będzie nieodpłatny i ogólnodostępny dla wszystkich mieszkańców;

7) wskazuje zasady rekrutacji, w tym sposób informowania o rekrutacji, termin jej rozpoczęcia i zakończenia oraz kryteria naboru – w przypadku, gdy projekt skierowany jest do ograniczonej grupy odbiorców;

8) będzie zlokalizowany na nieruchomości, do której Gmina Konstancin-Jeziorna posiada tytuł prawny do dysponowania.

2. W ramach BO mieszkańcy nie mogą zgłosić projektów, które:

1) zakładają wykonanie wyłącznie dokumentacji projektowej;

2) zakładają wykonanie jednego z elementów (etapów) realizacji zadania, które w latach kolejnych będzie wymagało wykonania dalszych jego elementów (etapów);

3) których efekty nie spełniają kryterium ogólnodostępności;

4) których wymagany całkowity budżet realizacji jest niezgodny z limitami finansowymi wskazanymi przez Radę Miejską;

5) które, w przypadku projektów, których szacunkowy koszt przekracza 20 tys. zł po realizacji generowałby roczne koszty utrzymania wyższe niż 20% wartości projektu;

6) są sprzeczne z obowiązującymi strategiami, planami, programami, w tym w szczególności z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, programami branżowymi, unijnymi, przedsięwzięciami wpisanymi do  Wieloletniej Prognozy Finansowej itp.;które wymagają współpracy instytucjonalnej, jeżeli osoby odpowiedzialne za kierowanie daną instytucją nie przedstawiły wyraźnej, pisemnej gotowości do współpracy w formie oświadczenia;

7) zawierają treści uznawane powszechnie za obsceniczne, obraźliwe, wulgarne lub które mogą być odebrane jako społecznie naganne;

8) które wymagają podjęcia przez Radę Miejską uchwały, o której mowa w art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, chyba, że na realizacje takiego zadania została już podjęta taką uchwałą.

3. Projekty nie mogą zawierać bezpośredniego ani pośredniego wskazania podmiotu realizującego zadanie, trybu jego realizacji a także zastrzeżonych znaków towarowych.

4. Szacowanie czasu realizacji projektu powinno odbywać się na podstawie terminów wynikających z przepisów prawa.

§ 6

Definicja ogólnodostępności

1. Dla projektów polegających na zakupie sprzętu czy urządzeń wewnątrz obiektów należących do  Gminy ogólnodostępność definiuje się jako możliwość korzystania przez ogół mieszkańców ze sprzętu, urządzeń czy infrastruktury będącej efektem realizacji zadania z BO w wymiarze minimum 40 godzin tygodniowo pomiędzy godz. 8.00-22.00. Korzystanie z efektów BO nie może być ograniczane poprzez konieczność wcześniejszych zapisów czy też umożliwianie korzystania tylko grupom zorganizowanym.

2. W widocznym miejscu na terenie obiektu powinien być umieszczony regulamin korzystania ze sprzętu zakupionego w ramach BO z informacją o wymiarze czasu w którym jest dostępny dla wszystkich mieszkańców.

3. Dla pozostałych projektów (takich jak zajęcia, szkolenia, wydarzenia, spotkania, koncerty, turnieje itp.) dla spełnienia kryterium ogólnodostępności projektów ustala się rekrutację uczestników projektu poprzez kolejność zgłoszeń do wyczerpania limitu miejsc. Projekty mogą być skierowane do konkretnych grup wiekowych czy grup zainteresowań, ale zapisy muszą być otwarte dla wszystkich zainteresowanych. Nie mogą być realizowane projekty skierowane do jednej konkretnej społeczności np. tylko uczniów konkretnej szkoły, członków klubów sportowych, organizacji czy innych grup formalnych.

4. Osoba składająca wniosek do BO musi posiadać pisemną zgodę osoby zarządzającej instytucją gminną, na terenie której realizowany ma być projekt i potwierdzenie, że zarządca zapoznał się z definicją ogólnodostępności i związanych z nią zobowiązań. Wzór pisemnej zgody określa Załącznik Nr 2 Regulaminu.

5. Dla spełnienia warunku ogólnodostępności informacja o realizacji projektu czy ewentualne zapisy muszą być ogłaszane z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem na stronie www.konstancinjeziorna.pl lub prowadzone przez instytucję realizującą projekt. Wskazane są też inne formy komunikowania o tym fakcie, poprzez plakaty, informacje prasowe, portale społecznościowe, strony internetowe instytucji realizujących zadanie.

§ 7

Zgłaszanie projektów oraz ich wymogi formalne

1. Zadania w ramach BO mogą być zgłaszane wyłącznie przez Mieszkańców. W przypadku zgłoszenia zadania przez osobę niepełnoletnią konieczna jest zgoda przedstawiciela ustawowego. Wzór pisemnej zgody przedstawiciela ustawowego na zgłoszenie zadania do BO stanowi Załącznik nr 3 Regulaminu.

2. Każdy z Mieszkańców może zgłosić maksymalnie 2 projekty.

3. Projekt należy zgłosić zgodnie z terminem wskazanym osobnym Zarządzeniem Burmistrza na dany rok BO określonym na podstawie Załącznika nr 1 Regulaminu jako termin zgłaszania projektów

4. O zachowaniu terminu, o którym mowa w ust. 3, decyduje data dokonania zgłoszenia projektu poprzez internetowy SOBO.

5. Projekt należy zgłaszać poprzez internetowy formularz zgłoszeniowy dostępny w SOBO dostępny pod adresem: www.konstancin.konsultacje-spoleczne.pl.

6. Zgłoszony projekt powinien zawierać co najmniej:

1) nazwę projektu sformułowaną w sposób informujący o jego treści;

2) opis projektu;

3) lokalizację projektu;

4) zasady korzystania z efektów projektu;

5) uzasadnienie realizacji projektu;

6) wskazanie kategorii tematycznej projektu:

a) edukacja,

b) komunikacja publiczna / infrastruktura drogowa,

c) kultura,

d) ochrona środowiska,

e) przestrzeń publiczna,

f) sport,

g) zieleń miejska,

h) bezpieczeństwo

i) działność społeczna;

7) wskazanie potencjalnych odbiorców projektu:

a) dzieci,

b) młodzież,

c) dorośli,

d) seniorzy,

e) osoby z niepełnosprawnością,

f) wszystkie grupy społeczne,

8) szacunkowy koszt realizacji projektu, w tym wskazanie kosztów jego wykonania oraz eksploatacji w roku wykonania;

9) dane pomysłodawcy, tj. imię i nazwisko, adres zamieszkania, informację czy na dzień zgłoszenia projektu pomysłodawca jest osobą niepełnoletnią czy pełnoletnią, a w przypadku pomysłodawcy wskazanego do kontaktu opcjonalnie również numer telefonu lub adres e-mail.

7. Do formularza należy dołączyć:

a) listę 30 Mieszkańców popierających projekt; wzór listy poparcia zgłaszanego projektu stanowi Załącznik nr 4 Regulaminu;

b) zgodę przedstawiciela ustawowego na zgłoszenie projektu w sytuacji, kiedy Pomysłodawca jest osobą niepełnoletnią; wzór zgody stanowi Załącznik nr 3 Regulaminu.

8. Oryginał listy poparcia i zgody przedstawiciela ustawowego należy złożyć maksymalnie w terminie 7 dni od daty zakończenia etapu naboru zgłoszeń do Kancelarii Urzędu, w kopercie z dopiskiem „Budżet Obywatelski gminy Konstancin-Jeziorna ”.

9. Pomysłodawca nie jest wliczany w grono osób popierających projekt.

§ 8

Zasady oceny zgłoszonych projektów

1. Weryfikacja projektów składa się z oceny formalnej oraz oceny merytorycznej.

2. Weryfikacji, o której mowa w ust. 1 dokonuje Komisja do spraw BO.

3. Ocena formalna zgłoszonych projektów obejmuje sprawdzenie, czy:

1) projekt spełnia wymogi formalne:

a) zgłaszający jest Mieszkańcem;

b) zgłoszenie projektu zostało złożone w terminie zgłaszania projektów;

c) zgłoszenie projektu zawiera wszystkie wymagane elementy określone w § 7 ust. 6;

d) do zgłoszenia projektu dołączono listę poparcia spełniającą wymogi określone w § 7 ust. 7, pkt 1;

e) do zgłoszenia projektu dołączono zgodę przedstawiciela ustawowego określoną w § 7 ust. 7, pkt 2 o ile Pomysłodawca jest osobą niepełnoletnią;

f) jest jednym z dwóch złożonych przez pomysłodawcę projektów; każdy kolejny projekt będzie odrzucany, o kolejności decyduje data zarejestrowania projektu w internetowym SOBO;

g) nie przekracza maksymalnej kwoty określonej dla projektu w uchwale Rady na dany rok BO;

h) zgłoszenie projektu zawiera załącznik o którym mowa w §6 ust.4;

2) projekt nie zawiera treści, o których mowa w §5 ust. 2 pkt 7.

4. Projekt, który nie spełnia któregokolwiek z kryteriów oceny formalnej otrzymuje na etapie weryfikacji formalnej negatywną ocenę.

5. Zgłoszony projekt, który uzyskał pozytywny wynik oceny formalnej, poddawany jest ocenie merytorycznej.

6. Oceny merytorycznej dokonuje się:

1) w zakresie zgodności zgłoszonego projektu z prawem poprzez analizę, czy:

a) projekt nie narusza przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym aktów prawa miejscowego,

b) projekt mieści się w zakresie zadań własnych gminy,

c) Gmina posiada tytuł prawny do dysponowania nieruchomością, na której projekt będzie realizowany,

2) w zakresie wykonalności technicznej zgłoszonego projektu poprzez analizę, czy:

a) projekt nie narusza norm, standardów,

b) projekt jest możliwy do zrealizowania we wskazanej w zgłoszeniu projektu lokalizacji, w tym czy realizacja projektu nie koliduje z realizowanymi przedsięwzięciami Gminy Konstancin-Jeziorna,

c) taki sam lub podobny projekt nie jest już realizowany przez Urząd lub jego jednostki organizacyjne,

d) realizacja projektu we wskazanej w  zgłoszeniu projektu lokalizacji nie naruszy gwarancji udzielonej Gminie przez wykonawcę na istniejącą w tej lokalizacji infrastrukturę,

e) dostępne na rynku technologie umożliwiają realizację projektu,

f) do realizacji projektu są wymagane decyzje administracyjne, pozwolenia, zezwolenia, opinie lub inne dokumenty techniczne, a w konsekwencji, czy ich uzyskanie jest możliwe i pozwoli zrealizować projekt w trakcie jednego roku budżetowego,

3) poprzez sprawdzenie:

a) czy analizy, o których mowa w pkt 1 i 2, wskazują, że projekt jest możliwy do zrealizowania w trakcie jednego roku budżetowego,

b) czy projekt nie jest sprzeczny z dokumentami programującymi rozwój gminy Konstancin-Jeziorna niebędącymi aktami prawa miejscowego, w tym strategiami, programami oraz Wieloletnią Prognozą Finansową w zakresie zamieszczonych w niej przedsięwzięć,

c) czy wymagania, o których mowa w §5 ust. 1 pkt 3-4, zostały uwzględnione i są możliwe do zrealizowania,

d) czy projekt nie zawiera wskazania potencjalnego wykonawcy, trybu jego wyboru lub znaków towarowych,

e) szacunkowych kosztów realizacji projektu wskazanych w zgłoszeniu projektu i ustalenie wysokości kosztów realizacji projektu z uwzględnieniem doświadczenia Gminy przy realizacji podobnych projektów oraz aktualnych uwarunkowań rynkowych,

f) czy ustalony zgodnie z  lit. e koszt realizacji projektu BO mieści się w maksymalnej kwocie ustalonej dla projektu osobną uchwałą Rady na dany rok.

7. Jeżeli przeprowadzone czynności, o których mowa w ust. 6, wskazują, że projekt nie będzie mógł być zrealizowany, a zachodzi możliwość zmian projektu, przygotowuje się propozycje zmian. Propozycje zmian wraz z uzasadnieniem przekazuje się pomysłodawcy.

8. Zmiana projektu zgodnie z przekazaną propozycją zmian następuje za zgodą pomysłodawcy wyrażoną w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania propozycji zmian, z zastrzeżeniem ust. 11.

9. Zgoda pomysłodawcy nie jest wymagana – w przypadku zmian wynikających z § 8 ust. 6 pkt 3 lit. f.

10. Jeżeli w trakcie oceny merytorycznej ujawnione zostaną uchybienia w zakresie oceny formalnej, projekt podlega wycofaniu z oceny merytorycznej w celu przeprowadzenia ponownej oceny formalnej. Po jej zakończeniu projekt, który uzyskał pozytywny wynik oceny formalnej, poddawany jest ocenie merytorycznej.

11. Projekt uzyskuje negatywny wynik oceny merytorycznej, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z poniższych okoliczności:

1) przeprowadzone czynności, o których mowa w ust. 6 niniejszego paragrafu wskazują, że projekt nie może być zrealizowany;

2) pomysłodawca nie wyraził zgody na propozycje zmian Komisji w terminie, o którym mowa w ust. 8.

12. Jeżeli żadna z okoliczności, o których mowa w ust. 11, nie wystąpi, projekt uzyskuje pozytywny wynik oceny merytorycznej.

13. Na wynik oceny projektu składa się wynik oceny formalnej oraz wynik oceny merytorycznej.

14. Projekt, który otrzymał pozytywny wynik oceny formalnej i merytorycznej, uznaje się za oceniony pozytywnie.

15. Projekt, który otrzymał negatywny wynik oceny formalnej albo merytorycznej, uznaje się za oceniony negatywnie.

16. Projekt oceniony negatywnie nie zostaje dopuszczony do głosowania.

17. Informacja o wyniku oceny projektu zamieszczana jest zgodnie z terminem wskazanym osobnym Zarządzeniem Burmistrza na dany rok BO na podstawie terminów określonych w  Załączniku nr 1 Regulaminu;

18. Informacja o negatywnym wyniku oceny projektu przekazywana jest pomysłodawcy wraz z uzasadnieniem w systemie SOBO.

§ 9

Odwołania od niedopuszczenia projektu do głosowania

1. W przypadku niedopuszczenia projektu do głosowania pomysłodawcy przysługuje odwołanie do Burmistrza.

2. Odwołanie należy złożyć w internetowym SOBO.

3. Odwołanie zawiera wskazanie zastrzeżeń do oceny projektu wraz z ich uzasadnieniem.

4. Projektodawca uprawniony jest do złożenia odwołania w terminie określonym w Załączniku nr 1 Regulaminu.

5. O zachowaniu terminu, o którym mowa w ust. 4, decyduje data złożenia odwołania w SOBO.

6. Odwołanie złożone niezgodnie z ust. 2-5 nie jest rozpatrywane.

7. Odwołanie rozpatruje się zgodnie z  terminem wskazanym osobnym Zarządzeniem Burmistrza na dany rok BO na podstawie terminów określonych w Załączniku nr 1 Regulaminu.

8. W przypadku złożenia odwołania, podlegającego rozpatrzeniu, projekt poddawany jest ponownej ocenie.

9. W ramach ponownej oceny nie przeprowadza się czynności, które zostały uprzednio wykonane, a których nie dotyczyły zastrzeżenia do oceny projektu.

10. Wskutek rozpatrzenia odwołania:

1) podtrzymuje się negatywny wynik oceny projektu albo

2) zmienia się wynik oceny projektu na pozytywny.

11. Od wyniku rozpatrzenia odwołania, o którym mowa w  ust. 10 pkt 1, ponowne odwołanie nie przysługuje.

12. Informacja o wyniku rozpatrzenia odwołania zamieszczana jest w SOBO zgodnie z terminem wskazanym osobnym Zarządzeniem Burmistrza na dany rok BO na podstawie terminów określonych w Załączniku nr 1 Regulaminu.

§ 10

Zasady przeprowadzania głosowania, ustalania wyników głosowania i podawania ich do publicznej wiadomości

1. Głosowanie na projekty odbywa się w terminie wskazanym osobnym Zarządzeniem Burmistrza na dany rok BO na podstawie terminów określonych określonym w Załączniku nr 1 Regulaminu.

2. Kolejność projektów na listach do głosowania wynika z kolejności złożenia projektu w  SOBO.

3. Głosować mogą wyłącznie Mieszkańcy.

4. Głosowanie trwa co  najmniej 14 dni.

5. W celu realizacji zasady równości i  bezpośredniości głosowania Mieszkańców dopuszczone jest głosowanie:

1) za pomocą internetowego SOBO;

2) za pomocą karty do głosowania w Urzędzie

6. Wzór karty do głosowania określa Załącznik nr 5 Regulaminu.

7. W przypadku głosującego będącego osobą niepełnoletnią do karty należy dołączyć zgodę opiekuna prawnego, której wzór został określony w Załączniku nr 6.

8. Głosujący może głosować w jeden wybrany przez siebie sposób: za pomocą internetowego SOBO albo za pomocą karty do  głosowania, wypełniając tylko jedną kartę.

9. Głosujący może wybrać wiele projektów, jednak suma ich wartości nie może przekroczyć kwoty przewidzianej w uchwale Rady na BO w danym roku. Przekroczenie tej kwoty skutkuje uznaniem głosów za nieważne.

10. Głosy oddane za pomocą karty do głosowania będą rejestrowane w internetowym SOBO.

11. Głos oddany za pomocą karty do głosowania uznaje się za ważny, jeśli:

1) został oddany w terminie głosowania na projekty wskazanym osobnym Zarządzeniem Burmistrza na dany rok BO na podstawie terminów określonych w Załączniku nr 1 Regulaminu;

2) karta do głosowania zawiera wszystkie dane, o których mowa w ust. 8 oraz załącznik, o którym mowa w ust. 9 w  przypadku głosującego będącego osobą niepełnoletnią.

12. Jeżeli Mieszkaniec wypełnił i złożył więcej niż jedną kartę do głosowania, wszystkie oddane przez niego głosy są nieważne.

13. Na podstawie wyników głosowania wygenerowanych w SOBO, w terminie wskazanym osobnym Zarządzeniem Burmistrza na dany rok BO na podstawie terminów określonych w  Załączniku nr 1 Regulaminu, tworzona jest lista projektów z liczbą oddanych głosów na poszczególne projekty.

14. Do  realizacji mogą zostać skierowane projekty, które w głosowaniu uzyskały kolejno największą liczbę głosów do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację BO i które otrzymały co najmniej 150 głosów.

15. W sytuacji, gdy kilka projektów uzyskało tę samą liczbę głosów, a pozostała kwota nie umożliwia realizacji ich wszystkich, za przyjęty do realizacji uznaje się projekt znajdujący kolejno na liście projektów wybranych w głosowaniu mieszkańców.

16. W sytuacji, gdy pozostałe środki finansowe nie pozwalają na realizację kolejnego projektu z listy, o której mowa w ust. 15 lub w ust. 17, za przyjęty do realizacji uznaje się projekt zajmujący niższą pozycję na liście, jeżeli koszty jego realizacji mieszczą się w kwocie pozostałej do rozdysponowania.

17. W sytuacji, gdy kilka projektów z listy dotyczy tej samej lokalizacji a ich jednoczesna realizacja nie jest możliwa, za przyjęty do realizacji zostaje projekt, który znajduje się najwyżej na liście o której mowa w ust. 15.

18. Protokół wyników głosowania mieszkańców przygotowywany jest i archiwizowany przez Urząd.

19. Informacja o wybranych do realizacji projektach podawana jest do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie w internetowym SOBO oraz na stronie internetowej Urzędu w terminie wskazanym osobnym Zarządzeniem Burmistrza na dany rok BO na podstawie terminów określonych określonym w Załączniku nr 1 Regulaminu.