Zasady ogólne

REGULAMIN PRZEPROWADZANIA PROCEDURY KSZTAŁTOWANIA BUDŻETU PARTYCYPACYJNEGO W GMINIE KONSTANCIN-JEZIORNA

Rozdział I

Zasady ogólne

§1

1. Przez budżet partycypacyjny należy rozumieć środki finansowe budżetu gminy Konstancin--Jeziorna przeznaczane na realizację zadań zgłoszonych i wybranych w głosowaniu przez mieszkańców gminy Konstancin-Jeziorna.
2. Organizatorem konsultacji społecznych w zakresie budżetu partycypacyjnego jest Burmistrz Gminy Konstancin-Jeziorna.

§2

1. Ilekroć w dalszej części jest mowa o:
   1. Burmistrzu Gminy – należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Konstancin-Jeziorna;
   2. Gminie – należy przez to rozumieć gminę Konstancin-Jeziorna;
   3. Mieszkańcach Gminy – należy przez to rozumieć mieszkańców gminy Konstancin-Jeziorna;
   4. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna;
   5. Komisji – należy przez to rozumieć komisję przeprowadzającą procedurę kształtowania budżetu partycypacyjnego;
   6. Projekcie – należy przez to rozumieć propozycję zadania do realizacji w ramach budżetu partycypacyjnego;
   7. SZBP – należy przez to rozumieć elektroniczny System Zarządzania Budżetem Partycypacyjnym dostępny pod adresem www.konstancin.konsultacje-spoleczne.pl, umożliwiający zgłoszenie Projektu, głosowanie oraz kontakt z projektodawcami;
   8. Stronie internetowej Urzędu – należy przez to rozumieć stronę internetową dostępną pod adresem www.konstancinjeziorna.pl.

§3

1. Ze środków budżetu partycypacyjnego sfinansowane mogą zostać Projekty w grupach:
   1. inwestycyjno-remontowych,
   2. pozostałych z zakresu m.in.: edukacji, kultury, sportu i rekreacji, spraw społecznych.
2. Rozpoczęcie prac nad budżetem partycypacyjnym będzie poprzedzone wydaniem Zarządzenia Burmistrza Gminy, w którym zostanie podana:
   1. wysokość środków budżetowych przeznaczanych na budżet partycypacyjny oraz ich podział na poszczególne grupy Projektów,
   2. maksymalna wartość jednego Projektu – oddzielnie dla grup Projektów, o których mowa w § 3 ust. 1 niniejszego Regulaminu.
3. Burmistrz Gminy powołuje Komisję w skład której wchodzi nie więcej niż 8 osób, pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy.

Rozdział II

Procedura przeprowadzania budżetu partycypacyjnego

§4

1. Procedura przeprowadzania budżetu partycypacyjnego obejmuje następujące etapy:
   1. akcja informacyjna i promocyjna;
   2. zgłaszanie Projektów;
   3. ocena zgłoszonych Projektów
   4. odwołania od negatywnej oceny Projektów i niedopuszczeniu ich do głosowania;
   5. ogłoszenie listy Projektów zakwalifikowanych do głosowania;
   6. losowanie kolejności Projektów na karcie do głosowania;
   7. promocja Projektów zakwalifikowanych do głosowania organizowana przez projektodawców;
   8. głosowanie Mieszkańców Gminy na Projekty;
   9. ogłoszenie listy Projektów wybranych do realizacji.
2. Harmonogram przeprowadzania procedury budżetu partycypacyjnego określa załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział III

Akcja informacyjno-promocyjna

§5

1. Akcję informacyjno-promocyjną budżetu partycypacyjnego prowadzi Biuro Komunikacji Społecznej we współpracy z Wdziałem Promocji i Współpracy Zagranicznej Urzędu.
2. Na potrzeby budżetu partycypacyjnego opracowuje się materiały informacyjne, dotyczące zasad i trybu przeprowadzenia procedury kształtowania budżetu partycypacyjnego.

Rozdział IV

Zgłaszanie Projektów

§6

1. W ramach budżetu partycypacyjnego mogą być zgłaszane Projekty, które:
   1. są możliwe do zrealizowania w trakcie jednego roku budżetowego;
   2. są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa;
   3. mieszczą się w katalogu zadań własnych Gminy;
   4. mieszczą się w ramach ogólnodostępności, to znaczy są bezpłatnie dostępne dla wszystkich Mieszkańców Gminy;
   5. są zgodne z obowiązującymi miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego;
   6. są zlokalizowane na nieruchomościach:
      1. dla Projektów inwestycyjno-remontowych – będących własnością Gminy, będących w jej użytkowaniu wieczystym lub we władaniu;
      2. dla Projektów pozostałych – będących własnością Gminy, będących w jej użytkowaniu wieczystym lub we władaniu, lub innych nieruchomościach, na których Gmina na mocy pisemnej zgody właściciela może realizować wnioskowany Projekt.
2. W ramach budżetu partycypacyjnego nie mogą być zgłaszane Projekty, które:
   1. zakładają wykonanie wyłącznie dokumentacji projektowej;
   2. zakładają wykonanie jednego z elementów (etapów) realizacji zadania, które w latach kolejnych będzie wymagało wykonania dalszych jego elementów (etapów);
   3. zakładają tylko zakup sprzętu i wyposażenia;
   4. realizowane są w budynkach użyteczności publicznej;
   5. są sprzeczne z przyjętymi strategiami i planami rozwoju Gminy (określonymi uchwałami Rady Miejskiej Konstancin-Jeziorna);
   6. kolidują z zadaniami rozpoczętymi przez Gminę lub jej jednostki organizacyjne;
   7. znajdują się w kalendarzu imprez organizowanych przez Gminę lub jej jednostki organizacyjne.

§7

Określa się następujące wymogi formalne zgłaszanych Projektów:

1. Projekt może zgłosić Mieszkaniec Gminy;
2. Mieszkaniec Gminy może zgłosić maksymalnie dwa Projekty, po jednym dla każdej grupy;
3. Projekt musi zostać zgłoszony na formularzu zgłoszeniowym Projektu, którego wzór stanowi załącznik nr 2.
4. Projekt może zostać zgłoszony w  formie:
   1. papierowej w kancelarii Urzędu,
   2. elektronicznej – przy użyciu SZBP,
5. dla Projektów pozostałych w przypadku, gdy Projekt zlokalizowany jest na nieruchomości niebędącej własnością Gminy, niebędącej w jej użytkowaniu wieczystym lub we władaniu do formularza zgłoszeniowego Projektu należy dołączyć pisemne oświadczenie właściciela/właścicieli nieruchomości o wyrażeniu zgody na nieodpłatne udostępnienie nieruchomości w celu realizacji Projektu.

§8

Projekty, które zawierają treści uznawane powszechnie za obraźliwe, wulgarne lub które mogą być odebrane, jako społecznie naganne nie są kierowane do kolejnych etapów, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt od 3 do 9 niniejszego Regulaminu, a informacje o nich nie podlegają publikacji. W takim przypadku Komisja przekazuje projektodawcy telefonicznie lub drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w formularzu zgłoszeniowym informację o zaprzestaniu procedowania Projektu. Decyzja Komisji jest ostateczna.

§9

1. Formularz zgłoszeniowy Projektu, wraz z wymaganymi załącznikami, należy złożyć do Urzędu w terminie zgodnym z harmonogramem, o którym mowa w § 4 ust. 2 niniejszego Regulaminu.
2. Projekty zgłoszone po terminie pozostawia się bez rozpatrzenia.

Rozdział V

Ocena zgłoszonych Projektów

§10

1. Ocena Projektów składa się z oceny formalnej i merytorycznej.
2. Oceny Projektów dokonuje Komisja.

§11

1. Projekty podlegają ocenie formalnej polegającej na sprawdzeniu, czy:
   1. Projekt spełnia wymogi, o których mowa w § 7 niniejszego Regulaminu;
   2. formularz zgłoszeniowy Projektu został wypełniony prawidłowo, w szczególności czy zawiera wszystkie wymagane opisy Projektu oraz wszystkie wymagane podpisy – w przypadku Projektu złożonego w formie papierowej;
2. W przypadku, gdy formularz zgłoszeniowy Projektu zawiera braki w zakresie elementów, o których mowa w § 11 ust. 1 pkt 1), 2) Komisja nie dopuszcza Projektu do dalszego rozpatrywania. Decyzja komisji jest ostateczna.
3. Komisja przekazuje projektodawcy informację o negatywnej ocenie formalnej za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie.

§12

1. Ocena merytoryczna Projektu obejmuje:
   1. ocenę Projektu co do jego zgodności z wymogami, o których mowa w § 6 niniejszego Regulaminu;
   2. weryfikację realności kosztorysu wskazanego w formularzu zgłoszeniowym Projektu;
   3. analizę możliwości realizacji Projektu w danym roku budżetowym;
   4. analizę ponoszenia przez Gminę kosztów eksploatacji efektu realizacji Projektu.
2. W przypadku, gdy Projekt zawiera braki uniemożliwiające ocenę merytoryczną, Komisja występuje do projektodawcy, mailowo lub telefonicznie, i wzywa do ich usunięcia w terminie 3 dni kalendarzowych.
3. Uzupełnienia Projektu, o których mowa w § 12 ust. 2 niniejszego Regulaminu dokonuje się pisemnie. Pismo należy złożyć w kancelarii Urzędu lub przesłać na adres e-mail: urzad@konstancinjeziorna.pl.
4. Jeżeli, pomimo wezwania, projektodawca nie usunie w terminie braków w Projekcie lub gdy w formularzu zgłoszeniowym Projektu nie wskazał adresu e-mail lub numeru telefonu, Projekt uznaje się za oceniony negatywnie i nie dopuszcza się go do etapu głosowania.
5. Ingerowanie przez Komisję w zakres Projektu, w tym: zmiana nazwy Projektu, łączenie z innymi, podobnymi Projektami, czy korekta wartości składowych kosztorysu Projektu są możliwe za pisemną zgodą projektodawcy udzieloną w terminie 3 dni.
6. Komisja przekazuje projektodawcy informację o negatywnej ocenie merytorycznej i tym samym o niedopuszczeniu Projektu do etapu głosowania za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie, na adres e-mail lub numer telefonu wskazany w formularzu zgłoszeniowym Projektu.

§13

1. Wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania się od niedopuszczenia Projektu do głosowania (po ocenie merytorycznej).
2. Odwołanie składa się na piśmie do Burmistrza Gminy.
3. Zasady odwołania od niedopuszczenia Projektu do głosowania:
   1. do złożenia odwołania uprawniony jest projektodawca, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji o negatywnym wyniku oceny Projektu;
   2. odwołanie musi zawierać uzasadnienie, odnoszące się do uzasadnienia negatywnego wyniku oceny Projektu;
   3. odwołanie rozpatrywane jest w  terminie do 7 dni od daty wpłynięcia odwołania.
4. W przypadku uznania odwołania za zasadne, Komisja przeprowadza ponowną ocenę Projektu.
5. Wyniki ponownej oceny Projektu są ostateczne i nie podlegają odwołaniu.
6. Informacja o wyniku ponownej oceny Projektu przekazywana jest projektodawcy wraz z uzasadnieniem listownie lub pocztą elektroniczną, na adres pocztowy lub e-mail podany w odwołaniu.
7. Protokół Komisji z ostatecznymi wynikami oceny formalnej i merytorycznej Projektów zamieszczany jest na stronie internetowej Urzędu www.konstancinjeziorna.pl.
8. Do etapu głosowania kierowane są Projekty, które otrzymały pozytywną ocenę formalną i merytoryczną.

§14

1. Projektodawcy przysługuje prawo wycofania Projektu do czasu zakończenia etapu oceny merytorycznej Projektu.
2. Projekt wycofuje się w formie pisemnej. Pismo składa się w kancelarii Urzędu lub przesyła się na adres e-mail: urzad@konstancinjeziorna.pl.

§15

Po zakończonej ocenie Projektów, Burmistrz Gminy, w przypadku niewykorzystania limitu środków finansowych przeznaczonych na realizację poszczególnych grup Projektów, mając na uwadze rekomendacje Komisji, może podjąć decyzję o przesunięciu niewykorzystanych środków finansowych pomiędzy kwotami przeznaczonymi na realizację grup Projektów.

Rozdział VI

Losowanie kolejności Projektów

§16

1. Kolejność Projektów na liście do głosowania ustalana jest przez Komisję w drodze publicznego losowania.
2. Ostateczną listę Projektów w wylosowanej kolejności podaje się do wiadomości publicznej poprzez zamieszczenie jej na stronie internetowej Urzędu, w prasie lokalnej oraz w najbliższym numerze Biuletynu Informacyjnego Gminy.

Rozdział VII

Działania promocyjne Projektów poddawanych pod głosowanie

§17

1. W celu promocji Projektów poddawanych pod głosowanie, a także zachęcenia Mieszkańców Gminy do udziału w etapie głosowania na Projekty, projektodawca ma prawo organizować spotkania promocyjne.
2. Spotkania, o których mowa w w § 17 ust. 1 niniejszego Regulaminu mogą się odbywać również podczas imprez lub innych wydarzeń mających miejsce na terenie Gminy, za zgodą ich organizatora.

Rozdział VIII

Zasady przeprowadzania głosowania na Projekty

§18

1. Ustala się następujące zasady głosowania na Projekty:
   1. głosować może Mieszkaniec Gminy;
   2. Mieszkaniec Gminy może głosować tylko jeden raz;
   3. Mieszkaniec Gminy, w ramach swojego głosu, może wybrać dwa Projekty, w tym – jeden z grupy projektów inwestycyjno-remontowych i jeden z grupy Projektów pozostałych. Dopuszczalne jest dokonanie wyboru tylko jednego Projektu;
   4. głos oddaje się za pomocą karty do głosowania, której wzór stanowi załącznik nr 4;
   5. głos można oddać w formie:
      1. papierowej – osobiście w punktach stacjonarnych wyznaczonych przez Burmistrza Gminy lub
      2. elektronicznej, przy użyciu SZBP.
2. Lokalizacje punktów do głosowania określa i podaje do publicznej wiadomości Burmistrz Gminy.

§19

1. Jeżeli Mieszkaniec Gminy wziął udział w głosowaniu kilkukrotnie, wszystkie oddane przez niego głosy są nieważne.
2. Głos oddany po terminie głosowania określonym w harmonogramie, o którym mowa w § 4 ust. 2 niniejszego Regulaminu jest nieważny.
3. Na końcowy wynik głosowania składają się jedynie głosy ważne.
4. Po zakończeniu głosowania, głosy oddane przez Mieszkańców Gminy w formie papierowej i elektronicznej podlegają weryfikacji.

Rozdział IX

Zasady ustalania wyników głosowania na Projekty

§20

1. Do realizacji mogą zostać skierowane Projekty, które uzyskały w głosowaniu kolejno największą liczbę głosów, do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację budżetu partycypacyjnego w danej grupie, które otrzymały co najmniej:
   1. w grupie Projektów inwestycyjno-remontowych – 150 głosów,
   2. w grupie Projektów pozostałych – 100 głosów.
2. Na podstawie wyników głosowania Komisja tworzy listę rankingową z ilością oddanych głosów na poszczególne Projekty.
3. W sytuacji, gdy kilka Projektów uzyskało tę samą liczbę głosów, a pozostała kwota przeznaczona na budżet partycypacyjny uniemożliwia realizację wszystkich, za przyjęty do realizacji uznaje się Projekt wyłoniony w drodze losowania mającego miejsce na posiedzeniu Komisji.
4. W sytuacji, gdy pozostające środki finansowe nie pozwalają na realizację kolejnego Projektu z listy, za przyjęty do realizacji uznaje się Projekt zajmujący niższą pozycję na liście, jeżeli koszty jego realizacji mieszczą się w kwocie pozostałej do rozdysponowania w danej grupie Projektów.
5. Protokół wyników głosowania na Projekty oraz kwalifikacji Projektów do realizacji przygotowany przez Komisję, jest zatwierdzony przez Burmistrza Gminy.

Rozdział X

Zasady podawania wyników głosowania na Projekty do publicznej wiadomości

§21

1. Informacja o wynikach głosowania oraz lista Projektów przeznaczonych do realizacji podawana jest do publicznej wiadomości na stronie internetowej Urzędu i w lokalnej prasie.
2. Informacja o skierowaniu Projektu do realizacji przekazywana jest projektodawcy drogą elektroniczną lub telefonicznie.

Rozdział XI

Realizacja Projektów

§22

Projekty zakwalifikowane do realizacji wprowadzane są do projektu Budżetu Gminy i będą realizowane po jego uchwaleniu przez Radę Miejską Konstancin-Jeziorna.

Rozdział XII

Przetwarzanie danych osobowych

§23

1. W celu realizacji zadań określonych uchwałą przetwarzane są dane osobowe uczestniczących w procedurze kształtowania budżetu partycypacyjnego Mieszkańców Gminy w następującym zakresie:
   1. imię i nazwisko;
   2. adres zamieszkania;
   3. numer telefonu;
   4. adres e-mail;
   5. adres IP komputera.
2. Administratorem danych osobowych, o których mowa w ust. 1 jest Burmistrz Gminy.